Votre flotte est toujours en mouvement, tout comme vous.
Votre entreprise a besoin d'un système de gestion de flotte solide pour pouvoir facilement répartir votre équipe et assurer le suivi de vos véhicules.
Il n'y a pas qu'une seule façon de gérer un parc automobile, et vous avez de nombreuses options d'outils et de technologies pour gérer vos véhicules. Cependant, une chose est sûre : votre équipe bénéficiera d'un système de gestion de flotte entièrement personnalisé pour votre entreprise.
Qu'est-ce que la gestion de flotte ?
En termes simples, la gestion de flotte consiste à savoir où se trouvent vos collaborateurs, où ils doivent se rendre et comment vous les y amènerez.
Les entreprises disposant d'une flotte de véhicules ont besoin d'un moyen de suivre tous leurs équipements et de coordonner la logistique avec les opérateurs, les équipes de maintenance, les équipes de la chaîne d'approvisionnement et d'autres acteurs clés.
L'objectif de la gestion de flotte est de mettre en place des processus organisés et des procédures normalisées qui vous permettent de gérer votre flotte en toute sérénité et de prendre des décisions en toute connaissance de cause.
Pourquoi la gestion de flotte est-elle importante ?
Ne pas avoir de gestion de flotte, c'est comme essayer de conduire sans volant.
La gestion du parc automobile est essentielle car le fait de disposer des informations les plus récentes sur votre parc vous permet de prendre des décisions opérationnelles intelligentes qui vous font gagner du temps et de l'argent.
Un processus complet et normalisé de gestion de votre flotte de véhicules vous aide à réduire les inefficacités tout en augmentant la productivité et les performances.
Réduire les coûts d'exploitation de la flotte
La moitié de la bataille pour réduire les coûts est de savoir quels sont vos coûts en premier lieu. Une bonne gestion du parc automobile vous permet de savoir combien coûte chaque véhicule et comment vous pouvez réduire le gaspillage pour votre parc. Effectuez un entretien préventif et réparez les problèmes des véhicules avant qu'ils n'évoluent afin que votre flotte reste sur la route, comme il se doit.
Suivre les mouvements de la flotte
La technologie moderne vous permet d'utiliser le GPS pour suivre les mouvements de votre flotte en temps réel. Vous devriez savoir où se trouve chaque véhicule à tout moment et découvrir des informations clés sur les itinéraires et le kilométrage pour vous aider à trouver le moyen le plus rapide et le plus efficace de transporter votre flotte d'un point A à un point B à un point C. Certains outils de gestion de flotte intègrent également l'IA pour un suivi encore plus complet qui s'appuie sur la science des données la plus récente.
Protéger les conducteurs
La gestion de flotte vous aide à garantir la sécurité routière de votre flotte grâce à la télématique, la technologie qui gère l'informatique et la distribution d'informations sur de longues distances. Ces outils transmettent des informations essentielles sur l'état des systèmes mécaniques d'un véhicule et informent les gestionnaires de flotte si un véhicule a besoin d'être réparé pour rester en bon état de fonctionnement. De même, les boutons d'appel d'urgence installés dans les véhicules peuvent alerter les gestionnaires de flotte de la présence d'un conducteur en détresse afin qu'une assistance soit envoyée.
Conserver les conducteurs
Un bon équipement permet de garder de bons conducteurs. Des véhicules bien entretenus, soumis à un entretien de routine et à des contrôles de sécurité, renforcent la confiance du conducteur. Une bonne gestion du parc automobile vous permet de contrôler les performances des véhicules et des conducteurs. La gestion du parc automobile vous permet de mieux connaître chaque membre de votre équipe et peut vous aider à identifier les conducteurs les plus performants ou ceux qui pourraient bénéficier d'une formation supplémentaire.
Acquisition de nouveaux véhicules
Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, votre flotte de véhicules fait de même. La mise en place d'un système de suivi de tous vos actifs rend l'acquisition de véhicules supplémentaires beaucoup moins intimidante.
Vous pouvez facilement intégrer de nouveaux véhicules dans votre flotte et anticiper le moment où vous aurez besoin d'augmenter votre flotte, grâce à toutes les données que vous pouvez exploiter dans votre système de gestion de flotte.
Que fait un gestionnaire de flotte ?
Un bon gestionnaire de flotte vous fera vous demander ce qu'il ne fait pas. Les gestionnaires de flotte sont responsables de beaucoup de choses, surtout si vous disposez d'une flotte importante de véhicules et d'opérations étendues.
Le gestionnaire de flotte est la personne de contact désignée pour tout ce qui concerne votre flotte de véhicules. Le gestionnaire doit posséder des compétences techniques pour mettre en place et naviguer dans les systèmes numériques de gestion de flotte et être capable de résoudre les problèmes.
Le gestionnaire doit également posséder des compétences supérieures en matière de communication, de gestion de projet et de gestion du temps afin d'assurer une liaison efficace avec les autres membres de l'équipe et de veiller à ce que les véhicules respectent le calendrier.
Voici quelques responsabilités des gestionnaires de flotte :
- Achat et location de véhicules et d'équipements de flotte
- Coordonner et gérer les horaires des conducteurs
- Acquisition de licences et d'immatriculations pour tous les véhicules de la flotte
- Programmation et supervision des inspections et de l'entretien des véhicules
Les gestionnaires de flotte sont également les super-utilisateurs de tous vos logiciels de gestion de flotte. Ils peuvent ajouter et supprimer d'autres utilisateurs, mettre en place et automatiser des processus et avoir une vue d'ensemble des opérations de la flotte. En ayant facilement accès à ces informations, les gestionnaires de flotte peuvent plus facilement optimiser les opérations et découvrir des opportunités de réduction des coûts et de gain de temps.
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de flotte ?
Les logiciels de gestion de flotte numérisent la gestion des opérations de flotte et vous permettent de prendre en charge virtuellement presque toutes les facettes de la gestion des opérations de flotte lorsque vos véhicules sont en mouvement.
Les logiciels de gestion de flotte gèrent également de nombreux autres aspects liés à vos véhicules :
- Inspections et maintenance
- Télématique
- Gestion des carburants
- Analyse des conducteurs
Qu'il s'agisse d'un système de freinage défectueux, d'un conducteur égaré ou d'un réservoir d'essence vide, le logiciel de gestion de flotte vous avertit des problèmes rencontrés par vos véhicules afin que vous puissiez rester proactif et maintenir votre flotte en mouvement.
Les logiciels de gestion de flotte peuvent également s'intégrer à votre technologie actuelle. Par exemple, les États-Unis ont imposé à tous les conducteurs de véhicules commerciaux d'enregistrer électroniquement leurs heures de service. Avec un logiciel de gestion de flotte, vous pouvez facilement accéder à ces données et les utiliser pour planifier les chauffeurs et coordonner la logistique du transport, tout en assurant la conformité de votre entreprise. De même, Transports Canada maintient des règlements pour l'inspection des véhicules commerciaux, et une bonne gestion de flotte vous aide à rester à jour en ce qui concerne vos inspections et la documentation pertinente.
Les meilleurs logiciels de gestion de flotte
Vous avez devant vous une route ouverte en ce qui concerne les options de logiciels de gestion de flotte. Il existe des dizaines d'outils logiciels qui offrent des capacités et des fonctionnalités variées, parfaitement adaptées aux besoins de votre flotte. Nous avons rassemblé quelques-uns des meilleurs pour vous aider à commencer votre voyage vers une meilleure gestion de votre flotte.
Autosist
Capterra : 4,7 étoiles sur 5 ; 129 commentaires
Autosist est fier d'être un logiciel de gestion de flotte simple et intuitif qui permet de faire le travail sans fioritures (à moins que vous ne souhaitiez en ajouter). L'une des fonctions essentielles d'Autosist est la possibilité de personnaliser pratiquement tout ce qui se trouve dans le système. Par exemple, des inspections numériques avec des listes de contrôle personnalisées garantissent que votre flotte est toujours en parfait état, et vous pouvez choisir de recevoir des notifications chaque fois qu'un véhicule nécessite un entretien ou une attention particulière. Autosist propose de nombreuses fonctionnalités standard de gestion de flotte, mais l'une d'entre elles se distingue des autres : Les caméras de sécurité. Cette plateforme vous permet de surveiller vos véhicules en temps réel grâce à une caméra de bord bidirectionnelle qui enregistre tout ce qui se passe avec vos véhicules, à l'intérieur comme à l'extérieur.
Le coup de fouet
Capterra : 4,8 étoiles sur 5 ; 548 commentaires
Whip Around est votre guichet unique pour tout ce qui concerne la maintenance préventive. Ce logiciel de gestion de flotte vous permet de rester facilement au courant des inspections et d'avoir à portée de main une infinité de données sur l'état de santé de votre équipement. Vous pouvez accéder à des informations sur l'état d'entretien de chaque véhicule de votre flotte et programmer des inspections détaillées afin que votre flotte soit toujours prête à prendre la route. Whip Around vous permet de mettre en place des signatures électroniques et l'approbation des parties prenantes afin d'accroître la responsabilité de la flotte et de garder tout le monde dans la boucle. Et le plus beau, c'est que toutes les données du système sont synchronisées sur le cloud, ce qui vous permet d'avoir les informations dont vous avez besoin à temps, à chaque fois.
Motif
Capterra : 4,5 étoiles sur 5 ; 1518 commentaires
Motive a pour objectif de mettre les technologies les plus récentes et les plus performantes dans le creux de votre main. Ce logiciel s'appuie fortement sur la technologie - à savoir les caméras de surveillance IA - pour détecter les conduites dangereuses et permettre aux conducteurs de rester concentrés dans l'exercice de leurs fonctions. Cette fonction fait appel à l'apprentissage automatique pour détecter le comportement du conducteur et l'avertir des problèmes potentiels sur la route avant qu'ils ne surviennent. Toutes les vidéos HD sont stockées immédiatement dans le nuage afin que vous puissiez y accéder en temps réel. Motive est également un logiciel gagnant pour les flottes de véhicules dans une série d'industries, du pétrole et du gaz à l'alimentation et aux boissons.
Fleetio
Capterra : 4,7 étoiles sur 5 ; 181 commentaires
Fleetio est un choix populaire pour les gestionnaires de flotte qui ont de nombreux membres d'équipe qui doivent tous être sur la même longueur d'onde. La principale caractéristique de Fleetio est son élément de collaboration qui permet aux gestionnaires de flotte d'ajouter un nombre illimité d'utilisateurs au système afin d'obtenir des autorisations flexibles. Ainsi, les équipes de la flotte peuvent travailler ensemble pour coordonner la logistique, automatiser les processus et communiquer les problèmes critiques au sein du logiciel. Fleetio est également un excellent outil pour les gestionnaires de flotte obsédés par les données. Il centralise et affiche des données sur tout ce qui concerne votre flotte, y compris le coût par kilomètre et l'utilisation des actifs.
Quelle est l'orientation future de la gestion de flotte ?
Comme pour tout ce qui se passe aujourd'hui, la technologie va continuer à transformer l'avenir de la gestion de flotte. Il est fort probable que les logiciels de gestion de flotte deviendront encore plus sophistiqués, avec des intégrations et un traitement plus rapide des données.
Les véhicules autonomes et de haute technologie font lentement leur apparition sur les routes, et ces nouveaux véhicules s'accompagnent de besoins uniques en matière de gestion de flotte. Ces véhicules entraîneront une nouvelle vague d'exigences en matière de sécurité que les gestionnaires de flotte devront mettre en œuvre et respecter. Ce changement signifie que les gestionnaires de flotte et les logiciels de gestion de flotte devront évoluer pour s'adapter aux véhicules d'aujourd'hui et de demain.
La gestion de flotte est également appelée à devenir beaucoup plus étendue dans un avenir pas si lointain. Avec l'essor du travail à distance et des équipes distribuées, vous pouvez faire appel à un plus grand nombre de talents pour exploiter et gérer votre flotte. Un siège social en Ontario avec des conducteurs au Kansas et un gestionnaire de flotte à Hawaï ? Aucun problème si vous pouvez tirer parti de la technologie pour communiquer et coordonner la logistique avec des employés qui se trouvent à des milliers de kilomètres.
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