Découvrez le Groupe EEA

Basé à Saint-Jean-sur-Richelieu, au Québec, le Groupe EEA inc. est un groupe multi-divisions dont le pilier est constitué par Entreprises Électriques Angers et quatre autres entités, opérant dans les domaines de l'électricité et des interventions d'urgence dans l'est du Canada et le nord des États-Unis.

Ce n'est pas un métier qui se limite à des horaires de bureau classiques. Lorsqu'une grosse tempête hivernale s'abat, la demande explose du jour au lendemain. Les équipes se mobilisent en quelques heures, les camions sont déployés sur des centaines de kilomètres, et le ravitaillement en carburant s'effectue partout où le travail les mène. Derrière ce rythme effréné se cache une équipe financière qui suit les dépenses de plusieurs unités, de dizaines de véhicules et d'équipes travaillant dans différentes juridictions.

En tant que directeur financier, Sébastien Girard veille à ce que les finances tiennent la route à tous les niveaux. Il considère chaque poste de dépenses comme une opportunité de gagner en efficacité et estime que la réduction des coûts est un levier tout aussi puissant que la croissance du chiffre d'affaires.
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Le défi : associer le carburant au camion, et non au ticket de caisse

Avant Fillip, Sébastien cherchait à obtenir des rapports mensuels sur les dépenses de carburant au niveau de chaque camion, qui constitue l’unité de coût naturelle pour une entreprise de flotte. Les cartes attribuées à des camions spécifiques avaient tendance à se perdre ; le Groupe EEA avait donc décidé de les attribuer à des employés à la place. Cela permettait de garantir la sécurité des cartes, mais impliquait que les dépenses de carburant soient suivies par personne plutôt que par véhicule, et le rapprochement entre les deux nécessitait un travail manuel.

« Nous voulions disposer de rapports au niveau de chaque camion, mais attribuer des cartes à chaque camion n'était pas une solution pratique pour notre équipe », explique Sébastien.

Avec 250 chauffeurs et équipes faisant le plein dans des stations-service situées sur plusieurs territoires, l’équipe financière cherchait également un moyen plus simple de vérifier que chaque transaction correspondait bien à un camion du Groupe EEA. La création des rapports alourdissait elle-même la charge de travail. Chaque mois, il fallait numériser les reçus et établir les rapports à la main. Pour une équipe financière axée sur l’analyse, ce processus manuel constituait clairement un domaine où il était possible de gagner en efficacité.

Pourquoi

Lorsque Sébastien a commencé à évaluer les différentes solutions de cartes carburant et de gestion des dépenses, certaines fonctionnalités ont fait pencher la balance en faveur de Fillip.

• Des étiquettes NFC qui associent le ravitaillement au camion. Il s'agit là de la solution structurelle au problème « carte contre camion » que Sébastien tentait de résoudre depuis des années. Grâce à une étiquette NFC fixée sur chaque véhicule, chaque transaction peut être rattachée au camion auquel elle se rapporte, même lorsque la carte reste en possession de l'employé. Les rapports correspondent enfin à l'actif concerné.
• Compatibilité avec Geotab. Le Groupe EEA utilise déjà Geotab pour la télématique, et grâce à l'intégration de Fillip, les données relatives au carburant sont transmises directement dans le même système que celui utilisé quotidiennement par l'équipe opérationnelle. Les services financiers et opérationnels s'appuient ainsi sur une même source d'informations fiables, et il devient très simple de répondre à des questions telles que « ce plein correspond-il réellement à l'activité de conduite ? ».
• Les cartes virtuelles sur téléphone. Une carte peut être envoyée directement sur le téléphone portable d'un employé par SMS en quelques minutes : plus besoin d'attendre la réception de la carte physique. Pour une entreprise qui mobilise ses équipes à la dernière minute, cela change radicalement la rapidité avec laquelle les nouveaux chauffeurs peuvent être intégrés et mis au travail.
• Une acceptation universelle. Les équipes peuvent faire le plein dans n’importe quelle station-service au Canada et aux États-Unis, sans aucune restriction quant à la marque ou au réseau. Lorsque leur travail les conduit là où sévit la tempête, la carte les accompagne.
• Une interface épurée et moderne. Le compte se gère soit depuis le portail web, soit depuis une application mobile, ce qui permet à Sébastien de suivre ses dépenses sans avoir à être à son bureau.

C'est notamment l'association entre la technologie NFC et Geotab qui a permis de tout mettre en place.

« Ce sont les balises NFC, associées à la compatibilité avec Geotab, qui nous ont permis d'y parvenir », explique Sébastien. « Nous pouvons enfin associer le carburant au camion, comme cela aurait toujours dû être le cas. »

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Le résultat : des heures gagnées, une flexibilité accrue, une plateforme unique pour tous leurs sites d'activité

Depuis le déploiement de Fillip, le flux de travail financier quotidien au sein du Groupe EEA a radicalement changé. L’équipe a gagné plusieurs heures chaque mois, qui étaient auparavant consacrées à la numérisation des reçus et à la mise en place de feuilles de calcul. Les rapports qui nécessitaient auparavant une agrégation manuelle sont désormais générés à la demande, présentés exactement comme l’équipe souhaite les voir. Mais le gain de temps, bien que significatif, n’est qu’une partie de l’histoire. Le changement le plus important est d’ordre opérationnel, et il se manifeste de plusieurs façons.

• Des cartes en quelques minutes, pas en plusieurs jours. Lorsqu’une équipe est dépêchée sur un chantier isolé ou pour intervenir suite à une tempête, une carte virtuelle peut être émise et envoyée par SMS sur-le-champ. Il n’y a aucun décalage entre le moment où l’on a besoin d’un conducteur et celui où celui-ci est prêt à faire le plein. Cette rapidité est essentielle lorsque le modèle économique repose sur la capacité à intervenir en premier.
• Carburant vérifié, camion vérifié. Grâce aux étiquettes NFC qui assurent la mise en correspondance, l'équipe financière peut désormais vérifier d'un seul coup d'œil que chaque transaction de carburant correspond bien à un véhicule du Groupe EEA. Les données sont structurées et fiables, ce qui permet à l'équipe de passer des tâches de rapprochement à une véritable analyse.
• Gérez vos opérations où que vous soyez. Que Sébastien soit au bureau, en déplacement ou qu'il travaille depuis un autre lieu, le compte est entièrement gérable depuis l'application Fillip ou le portail web. Les validations, la gestion des cartes et les rapports sont accessibles en quelques clics.
• Faire le plein partout en Amérique du Nord. Les équipes peuvent s'arrêter dans n'importe quelle station-service au Canada ou aux États-Unis. À mesure que le Groupe EEA étend sa présence sur les marchés américains, cette couverture universelle permet au programme de s'adapter à la croissance de l'entreprise, plutôt que de se fragmenter en solutions régionales ponctuelles.

Dans l'ensemble, ces changements ont modifié le fonctionnement quotidien de l'équipe.

« Nous gagnons plusieurs heures chaque mois sur le traitement des justificatifs et des rapports, et nous bénéficions désormais d’une flexibilité dont nous ne disposions pas auparavant, comme la possibilité d’envoyer une carte par SMS à quelqu’un qui travaille à distance », explique Sébastien. « Ça marche, tout simplement. »

Et maintenant ?

Le Groupe EEA est le genre d’entreprise qui ne reste jamais sur ses lauriers. De nouvelles divisions, de nouveaux marchés et de nouvelles exigences opérationnelles se profilent sans cesse à l’horizon. Pour un responsable financier comme Sébastien, il est essentiel de disposer d’une plateforme de gestion du carburant et des dépenses capable d’évoluer au rythme de l’entreprise. Un seul programme, une seule source de données et un partenaire prêt à s’investir dans une relation à long terme.

C'est précisément pour cela que Fillip a été conçu. À mesure que le Groupe EEA se développe à travers ses différentes divisions et s'implante dans de nouvelles zones géographiques, Fillip continuera d'offrir la visibilité et la flexibilité indispensables au bon fonctionnement de l'entreprise, tout en évoluant aux côtés de l'équipe pour s'adapter à tout ce que l'avenir nous réserve.

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