À propos du groupe Ketek

Basée à Edmonton, en Alberta, et fière d'être une entreprise 100 % canadienne depuis 1979, Ketek Group Inc. est l'un des principaux prestataires de services industriels et de location de matériel de l'Ouest canadien. Depuis plus de quatre décennies, elle accompagne les secteurs minier, pétrolier et gazier, des pipelines, des infrastructures et des services publics, grâce à un parc de location comptant plus de 10 000 équipements.

Il s’agit d’une entreprise délibérément diversifiée, difficile à résumer en une seule phrase, comme Mark Hoggard, vice-président des opérations d’assistance, est le premier à l’admettre. Fondamentalement, Ketek mobilise des équipes qualifiées et du matériel là où le travail se trouve. Grâce à un réseau d’agences réparties en Alberta et en Colombie-Britannique, cela se traduit par une importante flotte de véhicules légers constamment en mouvement, transportant des employés et du matériel vers des chantiers répartis sur un vaste territoire.

Mark supervise les opérations liées aux services d'assistance, notamment les cartes carburant utilisées dans le cadre de l'exploitation quotidienne de la flotte de véhicules légers (LDV) de Ketek. Avec environ 250 véhicules répartis entre des véhicules en propriété et en location, dont le nombre varie en fonction du volume de travail, il est essentiel, d'un point de vue opérationnel, de veiller en permanence à ce que les conducteurs disposent de suffisamment de carburant et que chaque véhicule soit bien comptabilisé.

Le défi : un seul fournisseur et un programme de cartes géré manuellement

Ketek gère deux flottes distinctes : une flotte de véhicules légers, c'est-à-dire tout ce qui n'est pas un semi-remorque, et une division logistique distincte composée de poids lourds. Du côté des véhicules légers, deux problèmes se posaient. Premièrement, Ketek était de fait liée à un seul fournisseur de carburant. Deuxièmement, et ce qui représentait une charge de travail quotidienne plus importante, il y avait la gestion des cartes de carburant physiques.

La flotte de LDV étant répartie entre différentes agences en Alberta et en Colombie-Britannique, avec un siège social à Edmonton, le simple fait de remettre une carte à un conducteur constituait un véritable casse-tête logistique. Les nouveaux employés des agences situées dans des zones reculées devaient attendre que leur carte leur soit envoyée par la poste, et il fallait assurer le suivi des cartes, les annuler lorsqu’un employé quittait l’entreprise ou changeait de poste, et les renouveler à leur expiration.

Le traitement des rapports était tout aussi fastidieux. Ne disposant que d’informations sommaires fournies par l’ancien prestataire, l’équipe administrative de Ketek passait des heures à passer au crible les reçus papier pour vérifier la légitimité des achats. Les reçus arrivaient en retard, voire pas du tout, et quelqu’un devait tout de même les trier à la main. Mark souhaitait que son équipe se concentre sur des tâches à plus forte valeur ajoutée ; il s’agissait donc clairement d’un domaine où il était possible de gagner en efficacité.

Pourquoi

Lorsque Mark s'est mis en quête d'une meilleure solution, il a mené sa propre étude de marché. Certains services proposaient une offre limitée, d'autres étaient liés à un seul réseau de stations-service. Une recherche sur Internet l'a conduit vers Fillip, et après ses premiers échanges avec Christian, membre de l'équipe Fillip, certaines fonctionnalités ont fait pencher la balance en faveur de cette solution.

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• ‍Des cartes entièrement numériques. Au lieu d’expédier une carte physique, celle-ci peut être activée en ligne et transmise au conducteur, où qu’il se trouve. Pour une flotte répartie entre des agences distantes de plusieurs centaines de kilomètres, cela permet d’éliminer le principal obstacle à la mise en service d’un nouveau conducteur.‍
• Une gestion des activations et désactivations en quelques secondes. L'activation ou la désactivation d'une carte s'effectue presque instantanément, ce qui évite d'avoir à rechercher des cartes égarées ou à comptabiliser les cartes manquantes.‍
• Liberté de faire le plein chez différents prestataires. Plutôt que d’être liés à un seul réseau de stations-service, les conducteurs peuvent faire le plein chez divers prestataires tout en continuant à bénéficier de remises, ce qui offre aux équipes davantage de choix sur la route et permet de réaliser les économies que Ketek ne parvenait pas à obtenir auparavant.‍
• Données en temps réel sur les dépenses et reçus dématérialisés. L'équipe bénéficie d'une visibilité en temps réel sur les dépenses de carburant, et les chauffeurs transmettent leurs reçus par voie numérique ; ainsi, personne n'a à attendre que des documents papier lui parviennent depuis l'autre bout de la province.‍
• Un portail conçu pour un usage quotidien. Géré depuis un portail web intuitif ou une application mobile, Fillip s'est révélé suffisamment simple d'utilisation tant pour les administrateurs que pour les conducteurs, ce qui a facilité son adoption par un effectif nombreux et très actif sur le terrain.

Tout aussi important, Fillip a permis à Ketek de tester la plateforme dans un premier temps avec un risque limité. Mark a mené un essai auprès d'un groupe restreint de conducteurs afin de vérifier que la plateforme tenait ses promesses et qu'elle offrait un confort d'utilisation aux personnes qui l'utilisaient au quotidien.

« Nous avons pu mener une période d'essai, ce qui s'est avéré très bénéfique pour nous », explique Mark. « Cela nous a permis de déterminer si cela répondait à nos attentes et si les gens s'y sentaient à l'aise. »

C'est ce qui s'est passé, et Ketek a choisi Fillip comme principal fournisseur de cartes carburant pour sa flotte de véhicules légers.

Résultats : moins de tâches administratives, une intégration plus rapide et des remises dont Ketek ne bénéficiait pas auparavant

Ketek déploie Fillip par étapes, en commençant par le siège social d'Edmonton avant de passer aux agences afin de recueillir les premiers retours d'expérience. Fort McMurray recrute actuellement des chauffeurs, et trois autres agences suivront. Le déploiement étant toujours en cours, les chiffres définitifs ne sont pas encore disponibles, mais les avantages opérationnels sont déjà évidents.

• La charge administrative a été considérablement réduite. La suppression du système de cartes papier a été notre plus grand atout. Il n'y a plus de cartes en plastique à expédier, à suivre ou à comptabiliser, ni de cartes perdues à rechercher. La mise en service d'un nouveau conducteur ne prend désormais qu'une fraction du temps qu'elle prenait auparavant.
• Une intégration directement intégrée au processus. L'activation de la carte fait désormais partie intégrante du processus d'intégration standard de Ketek. Lorsqu'un employé obtient sa licence LDV, il reçoit automatiquement sa carte Fillip ainsi que la formation correspondante. « Ils sont opérationnels dès le départ, sans avoir à attendre que la carte leur parvienne », explique Mark.
• Les remises que Ketek laissait passer. Avec la participation de plusieurs fournisseurs de carburant au programme, dont Petro-Canada, un réseau que les chauffeurs de Ketek utilisent beaucoup, l’entreprise bénéficie désormais de remises sur le carburant qu’elle achetait déjà. « Nous nous rendions de toute façon dans ces stations quand c’était la seule option possible, mais nous ne touchions pas de remise », explique Mark. « Maintenant, c’est le cas. »
• Visibilité en temps réel, reçus dématérialisés. Les rapports en temps réel et la transmission numérique des reçus ont remplacé le travail fastidieux et papier-centré consistant à rechercher et à vérifier les reçus papier, offrant ainsi au personnel administratif des données plus précises tout en réduisant considérablement la charge de travail manuel.

À mesure que de nouveaux conducteurs rejoignent le programme, les avantages s'accumulent. L'augmentation du volume de carburant acheté auprès des différents fournisseurs renforce la position de Ketek pour négocier des remises encore plus avantageuses, des discussions étant déjà en cours avec des partenaires tels que Petro-Canada.

« Le passage d'un processus manuel à un processus numérique nous a tout simplement permis de gagner du temps à tous les niveaux », explique Mark.

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