La commodité des cartes de carburant est indéniable. Elles éliminent les tracasseries liées au suivi des reçus et permettent aux employés d'acheter du carburant de manière indépendante. Cependant, le vol fait malheureusement partie de notre réalité.
Vous remarquerez peut-être qu'un conducteur achète du carburant en quantité supérieure à la capacité du réservoir de son véhicule, ou qu'un autre fait le plein en dehors des heures de bureau. Qu'est-ce que cela signifie et êtes-vous victime d'une fraude à la carte carburant ?
Voyons ce qu'est la fraude à la carte carburant, quelle est l'ampleur des pertes financières qu'elle peut engendrer et quelles sont les mesures à prendre pour y mettre un terme.
Qu'est-ce que la fraude à la carte carburant ?
Les conducteurs d'entreprise commettent une fraude à la carte de carburant lorsqu'ils utilisent abusivement leur accès aux cartes de carburant professionnelles à des fins personnelles.
Cette utilisation abusive peut aller du ravitaillement des véhicules personnels et de l'achat d'articles non combustibles au siphonnage et à la revente de carburant, ce qui entraîne souvent des pertes financières importantes pour les entreprises.
Les entreprises peuvent mettre en œuvre des solutions spécifiques pour éliminer la fraude à la carte carburant et promouvoir un lieu de travail équitable et efficace.
Le coût de la fraude au carburant
La fraude à la carte de carburant peut non seulement représenter un coût caché considérable pour les opérations de votre flotte, mais aussi perturber les données de gestion de votre flotte. Mais quelle est la gravité des répercussions de la fraude au carburant ? La réponse pourrait vous surprendre.
Un exemple de fraude au carburant est celui d'un employé qui utilise la carte de carburant de l'entreprise pour faire le plein de son véhicule personnel une fois par semaine. Si le coût moyen d'un plein est de 60 dollars, cet employé coûte à l'entreprise 3 120 dollars de plus par an. Si l'on multiplie ce chiffre par le nombre de chauffeurs qui adoptent le même comportement, on obtient une somme considérable.
Au-delà des pertes financières directes, la fraude à la carte carburant peut également conduire à des données faussées sur la consommation de carburant de votre flotte louée. Ces inexactitudes peuvent conduire à des décisions mal informées, affectant vos stratégies de gestion de flotte et, en fin de compte, vos résultats.
Exemples les plus courants de fraudes à la carte carburant
En connaissant les exemples les plus courants de fraude à la carte carburant, vous pouvez mieux identifier les risques potentiels et mettre en place des mesures préventives.
Examinons quelques exemples typiques d'utilisation abusive des cartes de carburant par les employés.
Ravitaillement en carburant des véhicules personnels
Cette méthode de fraude au carburant implique que les conducteurs utilisent la carte de carburant de l'entreprise pour faire le plein de leur véhicule personnel.
Par transaction, la tromperie peut sembler minime. Cependant, lorsqu'elle s'accumule au fil du temps, elle peut considérablement gonfler les coûts de carburant de l'entreprise.
Achat d'articles non combustibles
Parfois, les employés profitent du fait que les cartes de carburant sont valables dans les magasins de proximité des stations-service.
Ils utilisent la carte pour acheter des articles personnels tels que des collations et des fournitures automobiles. Cela augmente les dépenses de votre entreprise et élargit le champ de la fraude au-delà du seul carburant.
Siphonage de carburant
Une forme de fraude plus audacieuse consiste à faire le plein du véhicule de l'entreprise, puis à siphonner une partie du carburant dans des conteneurs personnels.
Le carburant volé, pour lequel l'entreprise a payé, est soit utilisé par le conducteur pour son véhicule personnel, soit vendu pour un gain rapide.
Indicateurs de fraude à la carte carburant
Pensez-vous être victime d'une fraude au carburant ? Certains indices que vous pouvez trouver dans l'historique des transactions de vos employés vous indiqueront qu'il s'agit d'une escroquerie en cours.
Remplissages multiples dans un court laps de temps
Vous remarquerez peut-être qu'un conducteur fait le plein de son réservoir, puis retourne peu après à la même station-service ou à une station différente pour faire un autre plein.
Il s'agit d'une fraude, et le conducteur siphonne probablement du carburant à des fins personnelles.
Ravitaillement en dehors des itinéraires ou des horaires prévus
Soyez attentif aux achats de carburant qui ne correspondent pas aux itinéraires établis pour les véhicules de votre flotte ou qui ont lieu en dehors des heures de travail habituelles, ce qui pourrait être le signe d'un comportement frauduleux.
Les employés peuvent faire des détours pour faire le plein de leur véhicule personnel ou acheter du carburant pour d'autres personnes sur le compte de l'entreprise.
Achats de carburant dépassant la capacité du réservoir
Il est essentiel que chaque conducteur connaisse la capacité du réservoir de son véhicule. Les achats de carburant qui dépassent la capacité du réservoir d'un véhicule constituent un signal d'alarme clair.
Dans ce cas, l'employé fait le plein d'un réservoir de réserve pour son usage personnel ou reçoit le surplus, au-delà du prix d'un plein, sous forme d'argent liquide au comptoir de ravitaillement.
Le kilométrage des véhicules ne correspond pas aux achats de carburant
L'un des signes révélateurs de la fraude au carburant est l'incohérence entre le kilométrage d'un véhicule et la quantité de carburant achetée pour ce véhicule.
Les conducteurs qui se livrent à la fraude à la carte de carburant ont l'habitude d'acheter plus de carburant que le véhicule n'en a besoin pour la distance qu'il parcourt.
Vous pouvez vous en rendre compte en calculant la consommation de carburant du véhicule pour un trajet en fonction de son efficacité et de la distance parcourue. Si vous constatez que le véhicule a consommé moins de carburant que ce que le conducteur a acheté, il est fort probable qu'il vole du carburant. Cela est d'autant plus vrai si l'historique des transactions du conducteur présente de nombreuses incohérences de ce type.
Comment lutter contre la fraude au carburant dans votre flotte ?
Si vous voulez lutter contre la fraude à la carte carburant, la première étape consiste à identifier les activités frauduleuses potentielles au sein de votre flotte. Une fois que vous vous êtes rendu compte que les chiffres figurant sur les reçus ne correspondent pas à la réalité, vous pouvez suivre les étapes suivantes pour prévenir la fraude à la carte de carburant et mieux protéger les finances de votre entreprise.
Délivrance de cartes de carburant et de numéros d'identification personnels
Vous pouvez ajouter un niveau de sécurité supplémentaire à vos transactions de carburant en émettant des cartes de carburant liées à des véhicules ou à des conducteurs spécifiques et sécurisées par des numéros d'identification personnels (PIN).
L'entreprise attribue à chaque conducteur un code PIN unique, que personne d'autre ne connaît. À chaque transaction, les chauffeurs doivent saisir leur code PIN. Ils sont ainsi responsables de leurs achats de carburant et l'entreprise peut remonter jusqu'à eux grâce à leur code PIN unique.
De plus, dans le cas improbable où une carte de carburant serait volée ou perdue, l'obligation d'utiliser un code PIN pour les transactions rendrait la carte inutilisable pour le malfaiteur. Les cartes de carburant virtuelles, en revanche, ne sont pas confrontées à ce problème : elles sont installées directement sur le smartphone de chaque conducteur et reliées à son portefeuille numérique, ce qui rend impossible leur perte ou leur vol.
Utilisation des limites de carburant
Vous pouvez contrôler la quantité de carburant consommée par chaque véhicule en fixant une limite maximale de carburant par transaction ou par jour/semaine.
Cela permet de contrôler la consommation de carburant et d'éviter que les conducteurs n'achètent plus de carburant que ce que vous jugez nécessaire, compte tenu du kilométrage et de l'activité moyenne de leur véhicule.
Alertes de fréquence
La plupart des sociétés émettrices de cartes de carburant modernes vous permettent de créer des alertes en cas d'activités suspectes ; le logiciel signalera les achats fréquents de carburant et toutes les transactions qui dépassent la capacité du réservoir d'un véhicule.
Vous pouvez ensuite réagir à ces alertes en vérifiant les données et, si nécessaire, en bloquant la carte de carburant utilisée en cas d'infraction.
Vérification de l'allongement de la distance
L'augmentation de la distance fait référence à une augmentation progressive du kilométrage déclaré au fil du temps sans augmentation correspondante de l'activité commerciale.
C'est un signe subtil qu'un employé gonfle son kilométrage pour couvrir des achats de carburant non autorisés. Vous pouvez repérer les incohérences et y remédier en vérifiant régulièrement ces tendances afin de vous assurer que vos conducteurs n'utilisent les cartes de carburant qu'à des fins professionnelles.
Contrôle ponctuel manuel des reçus
Si l'automatisation peut contribuer à la détection des fraudes, les contrôles manuels ponctuels sont tout aussi importants.
Il est préférable de vérifier vous-même l'authenticité des transactions en examinant régulièrement les reçus de carburant. Essayez d'être attentif aux indices qui pourraient vous aider à détecter une fraude à la carte carburant, tels que des dates, des lieux ou des montants non concordants.
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