Tous les chefs d'entreprise connaissent la difficulté de suivre manuellement les achats de carburant des chauffeurs et leur kilométrage journalier.
Les cartes carburant pour flottes vous permettent d'automatiser ce processus et de vous concentrer sur des aspects plus importants de votre activité. Mais comment les cartes de carburant permettent-elles d'atteindre cet objectif et ce service est-il adapté à votre entreprise ?
Voyons ce que sont les cartes carburant, comment les utiliser et si votre entreprise peut en bénéficier.
Qu'est-ce qu'une carte de flotte ?
Les cartes de flotte, également appelées cartes de carburant, sont des méthodes de paiement uniques que les entreprises utilisent pour gérer les dépenses liées à leur flotte de véhicules. Il peut s'agir de cartes physiques ou numériques, spécifiques à un détaillant et acceptées dans certaines stations-service et chez certains commerçants, ou bien d'une utilisation universelle chez tous les vendeurs.
Chaque conducteur reçoit une carte de carburant pour acheter du carburant. Certains fournisseurs de cartes de carburant leur permettent de couvrir les frais d'entretien du véhicule et même de payer les péages.
Les cartes de flotte permettent aux entreprises d'exercer un meilleur contrôle, d'obtenir des informations précieuses et de rendre la gestion de la flotte plus efficace.
À qui s'adressent les cartes de flotte ?
Les cartes carburant pour flottes sont précieuses pour toute entreprise dont les activités quotidiennes reposent sur une flotte de véhicules. Elles simplifient le processus de ravitaillement de votre flotte de véhicules et le suivi des autres dépenses par véhicule.
Les cartes de flotte sont utiles aux entreprises de toutes tailles, qu'il s'agisse de vastes réseaux de livraison ou de petites entreprises commerciales effectuant des visites à domicile.
Pourquoi une carte carburant pour flotte ?
L'utilisation d'une carte carburant pour parc automobile présente plusieurs avantages pour votre entreprise. Examinons-en quelques-uns.
Économies de coûts
L'un des principaux avantages des cartes carburant pour flotte est qu'elles vous permettent d'économiser de l'argent lorsque vos conducteurs achètent du carburant par leur intermédiaire. Les fournisseurs de cartes carburant permettent aux utilisateurs d'accéder à des remises basées sur le volume, réduisant ainsi les dépenses en carburant de l'ensemble de votre flotte.
En outre, les économies réalisées ne se limitent pas au carburant. Les programmes de cartes de flotte prévoient souvent des réductions sur l'entretien des véhicules, les pneus et l'assistance routière. Il en résulte une réduction du coût total d'exploitation et d'entretien d'un parc automobile, ce qui améliore considérablement votre résultat net.
Contrôle et sécurité renforcés
Les cartes de carburant pour flottes ajoutent un niveau de contrôle et de sécurité à l'achat de carburant et d'autres services. Vous pouvez fixer des limites de dépenses et des restrictions sur ces cartes en fonction du type de dépense, du moment de l'achat ou même du lieu.
Ces mesures empêchent l'utilisation non autorisée et les dépenses inutiles des conducteurs. En outre, chaque transaction nécessite un numéro d'identification personnel (PIN) ou un numéro d'identification du conducteur, ce qui rend les cartes inutilisables si quelqu'un les vole.
Une administration simplifiée
Les cartes carburant pour flottes changent la donne lorsqu'il s'agit de rationaliser les tâches administratives.
Traditionnellement, les entreprises doivent enregistrer manuellement les kilomètres parcourus et le carburant acheté par chaque véhicule de leur flotte. Cette tâche prend du temps, est sujette à des erreurs et dépend souvent des rapports des conducteurs.
Les cartes de carburant pour flottes enregistrent automatiquement la quantité de carburant achetée et le lieu, ce qui facilite le suivi du kilométrage.
Avec les cartes carburant pour parc automobile, vous n'avez plus à rapprocher les factures pour chaque achat de carburant. Les entreprises reçoivent un relevé consolidé qui détaille toutes les dépenses effectuées avec chaque carte carburant. La vérification et le rapprochement des coûts s'en trouvent facilités, ce qui réduit le temps consacré au traitement des factures et le risque d'erreurs.
Comment fonctionne une carte carburant ?
Délivrer des cartes de flotte
Les cartes de flotte sont généralement délivrées à une entreprise en fonction du nombre de véhicules qu'elle possède.
L'entreprise attribue ensuite une carte spécifique à chaque conducteur travaillant pour elle. En fonction des politiques de l'entreprise et des exigences propres à chaque véhicule ou conducteur, elle peut personnaliser les cartes en fixant des limites de dépenses et des restrictions.
Effectuer des achats
Lorsqu'un conducteur doit effectuer un achat (carburant, entretien ou autres dépenses liées au véhicule), il utilise la carte de flotte qui lui a été attribuée au point de vente.
Le processus de transaction est similaire à l'utilisation d'une carte de débit ou de crédit ordinaire. Pour plus de sécurité, certaines cartes demandent au conducteur de saisir des informations supplémentaires, telles que le kilométrage du véhicule ou un numéro d'identification personnel (PIN).
Suivi et contrôle des dépenses
Au fur et à mesure des transactions, les systèmes de cartes de flotte suivent et enregistrent automatiquement tous les détails, y compris la date, l'heure, le lieu et la nature de chaque achat.
Les entreprises peuvent accéder à ces données en temps réel par le biais d'un portail en ligne sécurisé. Cela leur permet de surveiller et de contrôler efficacement leurs dépenses, d'assurer le respect de leur politique et de détecter d'éventuelles utilisations abusives ou fraudes à la carte de carburant.
Facturation et rapprochement
À la fin du cycle de facturation, le fournisseur de cartes de flotte émet un relevé consolidé détaillant toutes les transactions effectuées avec l'ensemble des cartes.
Ce relevé est une facture unique que les entreprises peuvent utiliser à des fins comptables, ce qui simplifie la tenue des comptes.
Utilisation des cartes de flotte
Achat de carburant
Les cartes de flotte servent principalement à l'achat de carburant. Les conducteurs peuvent utiliser les cartes qui leur ont été attribuées dans les stations-service avec lesquelles les fournisseurs de cartes carburant sont partenaires pour faire le plein de leurs véhicules.
Grâce au suivi et à l'enregistrement en temps réel de ces transactions, les entreprises peuvent facilement contrôler la consommation de carburant de leur flotte et identifier les tendances ou les irrégularités.
Entretien et réparation des véhicules
Les conducteurs peuvent éventuellement utiliser les cartes de carburant pour l'entretien et les réparations de leur véhicule, y compris les vidanges, les rotations de pneus et même les réparations plus importantes.
En utilisant des cartes de flotte pour ces dépenses, les entreprises peuvent consolider tous leurs coûts liés aux véhicules en un seul système, ce qui simplifie la gestion.
Services d'assistance routière
Les fournisseurs de cartes de carburant permettent parfois à leurs cartes de payer les services d'assistance routière. Cette possibilité est particulièrement utile pour les entreprises qui exploitent de grandes flottes ou dont les véhicules parcourent de longues distances.
Le paiement direct de ces services à l'aide de la carte de flotte peut faciliter le processus d'assistance et réduire le temps d'immobilisation des véhicules.
Péages et frais de stationnement
Les cartes de flotte peuvent également couvrir les péages et les frais de stationnement, en fonction du fournisseur de la carte et des accords conclus.
Cela peut aider les entreprises à rationaliser davantage le suivi de leurs dépenses et permettre aux conducteurs de payer plus facilement divers services en utilisant simplement une seule carte.
Couverture du réseau de cartes carburant pour flottes
Les cartes carburant pour flottes ne fonctionnent que dans les stations-service affiliées au fournisseur de la carte. L'étendue de cette couverture dépend du nombre de partenariats établis par le fournisseur de la carte.
Les grands fournisseurs de cartes de flotte disposent généralement de réseaux étendus grâce à leurs partenariats avec de nombreuses sociétés de carburant. Il peut s'agir de grandes marques nationales et internationales, d'opérateurs régionaux et même de stations indépendantes. Ainsi, quel que soit l'endroit où se trouvent vos conducteurs, il est probable qu'il y ait une station partenaire à proximité où ils peuvent se ravitailler en utilisant leur carte carburant.
Les fournisseurs de cartes de flotte qui proposent l'entretien des véhicules se sont associés à des entreprises de réparation pour permettre aux titulaires de cartes d'accéder facilement à ces services. Cela peut aller de l'entretien des pneus et des vidanges d'huile à des réparations plus complexes.
Il est essentiel de comprendre la couverture du réseau d'un fournisseur de cartes de flotte, car cela peut avoir un impact sur la commodité pour vos conducteurs et la facilité de gestion des dépenses de votre flotte. Le choix d'un fournisseur disposant d'un réseau de partenaires large et diversifié peut garantir le bon déroulement des opérations de votre flotte, quel que soit l'endroit où se trouvent vos véhicules.
Quelles sont les meilleures cartes de flotte ?
Le choix de la meilleure carte de flotte dépend en grande partie des besoins spécifiques de votre entreprise, de la taille de votre flotte et de l'étendue de vos activités.
Plusieurs cartes de flotte sur le marché offrent une variété d'avantages, tels qu'une couverture réseau étendue, des rapports détaillés et des fonctions de réduction des coûts, et certaines offrent même la possibilité d'utiliser des cartes de carburant entièrement numériques.
Consultez notre aperçu complet des meilleures cartes de flotte ici.
Carte de flotte Fillip
Vous pouvez émettre des cartes de conducteur en déplacement et suivre tous les achats en temps réel, directement à partir de votre téléphone.
Notre carte fonctionne dans toutes les stations-service qui acceptent les cartes Visa. Fillip vous trouve également les meilleures offres de carburant en fonction de votre localisation, ce qui vous permet d'économiser sur chaque plein.
Nous avons également beaucoup réfléchi à la sécurité, avec une prévention intégrée de la fraude et des alertes en temps réel.
Nous savons que chaque entreprise est unique, c'est pourquoi nous offrons des options de financement flexibles. Consultez-nous et faisons de la gestion de votre flotte un jeu d'enfant!
