La plupart des flottes utilisent la télématique et les cartes carburant comme deux systèmes distincts qui décrivent le même événement en deux langages différents. La télématique sait où un véhicule s'est rendu, la distance parcourue, la durée de ralenti et la quantité de carburant présente dans le réservoir. La carte carburant indique un montant en dollars, un commerçant et un horodatage. Elles enregistrent le même arrêt à la même station-service, mais communiquent rarement entre elles.

Ce silence est le fossé qui les sépare. D'un côté, on trouve les données physiques relatives au carburant (en litres, en kilomètres et en heures de fonctionnement du moteur) ; de l'autre, les données financières (transactions et reçus). C'est au gestionnaire de flotte qu'il revient de rapprocher ces deux ensembles à la main, en se rappelant où se trouvait chaque véhicule et en déterminant si chaque dépense est justifiée. Le carburant représentant généralement entre un quart et un tiers des coûts d'exploitation, ce contrôle manuel constitue la seule véritable garantie concernant la dépense la plus importante de la flotte.

Comment la télématique et les cartes carburant fonctionnent ensemble

Prenons l'exemple d'une simple transaction. Un mardi après-midi, soixante litres de carburant sont débités sur la carte d'un conducteur, et le montant semble suffisamment banal pour être validé sans examen approfondi. Le problème n'apparaît que plus tard : le véhicule concerné dispose d'un réservoir de cinquante litres, et le système télématique indique qu'il se trouvait à vingt kilomètres de la station-service au moment de l'achat. Lorsque ces deux éléments sont enfin mis en relation, le carburant a depuis longtemps disparu et il ne reste plus grand-chose à enquêter.

Que la carte soit physique ou numérique, pour combler ce fossé, il suffit de regrouper les deux types de données au même endroit et de les faire se recouper. Une intégration télématique transfère automatiquement les données télématiques de la flotte vers la plateforme de cartes carburant, sans qu'il soit nécessaire de gérer des exportations ou des feuilles de calcul. Chaque achat est alors associé au véhicule qui se trouvait effectivement à la station-service, et le volume acheté est comparé au réservoir dans lequel il a été versé et à la consommation récente de ce véhicule. Les pleins de routine se réconcilient automatiquement, tandis que tout écart est signalé pour examen.

Pourquoi il est important d'intégrer les données relatives au carburant et aux transactions dans votre plateforme télématique

De nombreuses flottes fonctionnent déjà entièrement via leur plateforme télématique. Les répartiteurs, les responsables des opérations et les gestionnaires de flotte l'utilisent quotidiennement pour surveiller les véhicules, les itinéraires, l'utilisation, la maintenance et l'activité des conducteurs. Lorsque les transactions de carburant sont intégrées à ce même environnement, le carburant cesse d'être un rapport distinct que quelqu'un doit penser à vérifier. Au contraire, les dépenses deviennent une couche supplémentaire de données de flotte qui peut être consultée parallèlement à la localisation des véhicules, au kilométrage, aux heures moteur et à l'activité des conducteurs. Un responsable qui examine une facture de carburant anormalement élevée peut immédiatement voir si le véhicule était en route, la distance parcourue, la durée de ralenti et si la consommation correspond à l'utilisation réelle. L'intégration des données de transaction dans votre plateforme télématique crée une source unique de vérité tant pour les opérations que pour les dépenses, offrant aux équipes de gestion de flotte plus de contexte, des réponses plus rapides et moins de temps passé à basculer entre les systèmes pour comprendre ce qui s'est passé sur la route.

Là où cela permet de réduire les déchets

Une fois que les données relatives au carburant et au véhicule sont regroupées, le gaspillage n'est plus une simple estimation. La marche au ralenti en est l'exemple le plus flagrant, car la télématique enregistre la durée pendant laquelle le moteur a tourné à l'arrêt ; cette durée, multipliée par la consommation et le prix du carburant, donne un chiffre concret en dollars. Comme le système lit également les données du compteur kilométrique et du moteur, vous pouvez suivre la consommation réelle de chaque véhicule et de chaque conducteur. Une baisse constante indique généralement l'une des deux choses suivantes : un pied droit trop lourd qui mérite d'être corrigé, ou un problème d'entretien tel qu'une pression des pneus insuffisante ou un capteur défectueux qui augmente discrètement la consommation.

Ces mêmes données permettent de repérer les dépenses qui s'accumulent discrètement au fil de l'année, comme le fait de faire le plein loin de l'itinéraire prévu, l'utilisation d'essence haut de gamme pour un véhicule qui n'en a pas besoin, ou encore les petits pleins répétés qui trahissent une mauvaise planification des trajets. Pris isolément, aucun de ces éléments n'est dramatique, mais à l'échelle d'une flotte, ils grèvent le budget. Le fait de les voir clairement permet à un responsable de corriger ces habitudes sans pour autant microgérer les conducteurs.

Dans les domaines où cela renforce la conformité

La conformité pose généralement problème au pire moment : lors d'un contrôle fiscal ou à l'approche d'une échéance fiscale. La déclaration de la taxe sur les carburants dans différentes juridictions, comme les déclarations IFTA pour les flottes qui traversent les frontières d'États ou de provinces, ainsi que les déductions de frais et les politiques de dépenses, reposent toutes sur la preuve de ce qui a été acheté, par qui et pour quel véhicule. Lorsque cette preuve se résume à des reçus épars et à la mémoire, les déductions ne sont pas réclamées et les contrôles fiscaux se transforment en un véritable travail de reconstitution.

Un système connecté constitue le dossier au fur et à mesure. Chaque transaction est enregistrée avec son reçu, le véhicule concerné, le lieu et le kilométrage, de sorte que le dossier est complet dès que l'achat est validé. Les limites par conducteur et les contrôles par catégorie sont appliqués au moment de la vente, et non vérifiés a posteriori. Lorsqu'un comptable, un auditeur ou le propriétaire pose une question, la réponse se trouve déjà dans le dossier.

Là où il détecte plus rapidement les transactions suspectes

Ce même processus de recoupement qui valide les achats courants permet également de détecter les anomalies. Un plein dépassant la capacité du réservoir, une transaction alors que le véhicule n'était pas présent, deux pleins effectués à quelques minutes d'intervalle ou une qualité de carburant incorrecte sont autant de signes avant-coureurs de fraude à la carte carburant qui échappent au contrôle des relevés mensuels, mais déclenchent une alerte par rapport aux données en temps réel du véhicule, suffisamment tôt pour qu'un responsable puisse suspendre la carte ou réduire la limite. Les identifiants de véhicule vont plus loin, en demandant au conducteur de confirmer le bon véhicule à la pompe, de sorte que la vérification s'effectue au moment de l'achat, et non lors d'un contrôle a posteriori.

Comment se lancer dans la télématique et l'intégration des cartes carburant

La mise en place de ce système n'est pas un projet d'envergure. Si vous utilisez déjà un système télématique, le plus dur est déjà fait : il ne vous reste plus qu'à relier vos dépenses de carburant et à définir quelques règles. Voici la procédure que la plupart des flottes suivent.

1. Vérifiez que votre fournisseur de services télématiques est pris en charge. Fillip s'intègre à Geotab, Samsara et Powerfleet ; commencez donc par vérifier lequel de ces systèmes est utilisé pour vos véhicules.
2. Connectez l'intégration. Une seule synchronisation suffit pour importer les données relatives à votre flotte, à vos véhicules et à vos conducteurs dans Fillip.
3. Définissez des règles de dépenses adaptées à votre mode de fonctionnement. Les limites par conducteur, les jours et horaires autorisés, ainsi que les catégories approuvées permettent à la carte de faire respecter la politique dès le moment de l'achat.
4. Attribuez une carte à chaque conducteur. C'est ce qui permet au système d'associer un achat au conducteur et au véhicule qu'il était en train de ravitailler à la pompe.
5. Ajoutez la saisie du numéro d'immatriculation du véhicule à des fins de vérification à la pompe. Demander au conducteur de confirmer qu'il s'agit bien du bon véhicule permet de combler l'une des lacunes les plus courantes avant la validation de la transaction.
6. Activez les alertes les plus importantes. Commencez par les alertes prioritaires, telles que le dépassement de la capacité du réservoir, une faible consommation de carburant et l'utilisation d'un carburant non adapté.
7. Examinez les exceptions à une fréquence régulière. Un créneau court et régulier pour traiter la liste des éléments signalés permet d'assurer une surveillance constante sans avoir à passer chaque ligne au crible.

Commencez par mettre en place l'intégration pendant un cycle de facturation, puis examinez les exceptions et les rapports qu'elle génère automatiquement. Ce premier cycle met généralement en évidence une ou deux tendances qui méritent d'être prises en compte, qu'il s'agisse de temps d'arrêt, de ravitaillement hors itinéraire ou d'une carte nécessitant des règles plus strictes. À partir de là, vous ajustez vos limites et vos alertes en fonction de vos constatations, plutôt que de faire des suppositions a priori.

Découvrez comment cela fonctionne pour votre propre flotte

Si vous souhaitez combler l'écart entre les données de consommation de carburant et les dépenses réelles, découvrez comment Fillip associe la télématique et les cartes carburant pour votre entreprise. Aucune vérification de solvabilité n'est requise pour ouvrir un compte ; vous pouvez donc connecter votre système télématique et commencer à rapprocher vos dépenses de carburant sans passer par une longue procédure d'intégration. Pour en savoir plus sur ce que cela impliquerait pour votre flotte, contactez l'équipe Fillip.