Chaque année, la saison des impôts révèle ce que les entreprises ne veulent pas voir : les coûts réels du carburant dépassent largement le budget.
Ce n'est pas que les entreprises ne planifient pas les coûts de carburant. Le problème est que les méthodes traditionnelles de budgétisation échouent lorsque.. :
- Les prix des carburants fluctuent de manière imprévisible
- Les reçus disparaissent, ce qui complique les déductions fiscales
- Les conducteurs font le plein où et quand ils le souhaitent, sans aucune surveillance.
Lorsque vous passez en revue les dépenses de l'année dernière, le mal est déjà fait.
Pourquoi les budgets carburant ne sont pas à la hauteur et comment Fillip y contribue
1. Les prix des carburants évoluent trop pour des budgets statiques
La plupart des entreprises établissent un budget mensuel pour le carburant sur la base des dépenses passées, mais les prix du carburant fluctuent quotidiennement. Lorsque les prix de l'essence augmentent de façon inattendue, ces budgets deviennent rapidement inutiles.
L'aide de Fillip :
- Le suivi des transactions en temps réel indique les dépenses réelles, ce qui vous permet de les ajuster immédiatement, et non pas après la saison des impôts.
- Les relevés de compte indiquent le prix du carburant pour chaque achat, ce qui permet d'identifier facilement les tendances et les anomalies.
2. Vous ne vous rendez compte de vos dépenses excessives que lorsqu'il est trop tard
Si vous n'examinez les frais de carburant qu'au moment de la déclaration d'impôts, vous avez déjà dépassé votre budget. Une note de frais de fin d'année n'empêchera pas les dépassements de l'année précédente.
L'aide de Fillip :
- Fixer des limites au montant des transactions et à la fréquence des achats, pour que les dépenses restent sous contrôle
3. Les recettes manquantes font dérailler les budgets
En l'absence de reçus, les entreprises perdent plus que des déductions fiscales: elles perdent une vision précise de leurs dépenses en carburant. Sans un enregistrement clair de chaque transaction, il est difficile de suivre les dépenses par rapport aux opérations. Cela conduit à une sous-estimation des coûts de carburant et crée des lacunes dans la planification financière.
L'aide de Fillip :
- Des reçus numériques automatiques pour chaque achat, avec des données détaillées sur le carburant et les transactions.
4. La fraude au carburant s'accumule sans que personne ne s'en aperçoive
Les pleins non autorisés, les arrêts hors itinéraire et le ravitaillement de véhicules non professionnels ajoutent des coûts cachés à votre budget carburant. Lorsque la saison des impôts arrive, ces "petits" frais supplémentaires se traduisent par des milliers de dollars de pertes annuelles.
L'aide de Fillip :
- Vérification en temps réel du conducteur et du véhicule lors d'un achat
- Alertes instantanées pour voir chaque transaction au fur et à mesure qu'elle se produit
La solution : Contrôler les dépenses avant la saison des impôts
Au lieu d'attendre la période des impôts pour voir où votre budget carburant s'est trompé, prenez les choses en main dès le départ :
- Fixer des limites spécifiques sur la quantité, le lieu et le moment où l'on peut acheter du carburant.
- Suivre chaque transaction en temps réel - savoir qui a dépensé quoi, où et quand immédiatement
- Stockage automatique des reçus numériques pour une déclaration fiscale précise
- Adopter une approche proactive de la fraude grâce à des autorisations de paiement basées sur des données
La saison des impôts ne doit pas être une sonnette d'alarme, mais la confirmation que votre système fonctionne.
