La première étape pour rationaliser les finances de votre entreprise et réduire vos frais de carburant est d'obtenir une carte carburant pour votre flotte.
Heureusement pour nous, il existe des tonnes de sociétés de cartes de carburant parmi lesquelles choisir, et la plupart d'entre elles proposent même une variété de cartes de carburant. Mais avec tous ces choix, quels sont ceux qui conviennent le mieux à votre entreprise ?
Qu'est-ce qu'une carte carburant pour flotte ?
Les cartes de carburant pour le parc automobile sont un type de carte de paiement utilisé par les employés pour acheter du carburant et des services d'entretien pour les véhicules qu'ils conduisent dans le cadre de leur travail.
Comment choisir la bonne carte pour votre entreprise
Le choix de la bonne carte carburant pour flotte dépend des besoins et des circonstances propres à vos activités. Votre taux de rotation est-il élevé ? Votre activité est-elle saisonnière et se développe-t-elle rapidement ? Y a-t-il des fraudes amicales ? Votre équipe est-elle répartie dans différentes régions ? La compréhension de ces facteurs vous aidera à identifier les caractéristiques de la carte les plus importantes pour les besoins de votre entreprise.
Champ d'application et couverture
Lorsque nous parlons de votre "champ d'action", nous pensons à la taille de votre entreprise et à l'endroit où vous exercez vos activités. Êtes-vous une petite entreprise avec quelques véhicules circulant en ville, ou une grande entreprise avec de nombreux véhicules dans différents endroits ?
L'expression "couverture complète" peut sembler pompeuse, mais il s'agit simplement de l'étendue du réseau de stations-service qui acceptent la carte carburant de votre parc automobile. Plus la couverture est large, mieux c'est.
Opérations à petite échelle
Si votre entreprise est plus petite, la carte de carburant que vous choisissez peut faire une grande différence dans la fluidité de vos activités et le montant de vos dépenses.
Les petites équipes opèrent généralement dans une zone localisée - peut-être une ville ou une région particulière. Elles ont besoin d'une carte de carburant qui a des liens étroits avec les stations-service locales. Il est essentiel d'obtenir une carte de carburant acceptée dans de nombreuses stations locales. Cela signifie que vos chauffeurs ne perdront pas de temps à chercher un endroit où faire le plein, ce qui permet de gagner du temps et d'augmenter la productivité.
Deuxièmement, les petites entreprises veulent s'assurer que leur temps est consacré à leurs activités génératrices de revenus. C'est pourquoi une carte carburant dotée d'une application simple qui permet de gagner du temps sur le plan administratif est un excellent choix. Les meilleures cartes carburant pour les petites entreprises doivent permettre de suivre les achats de carburant, de réduire les notes de frais et la paperasserie, et de rationaliser les déclarations fiscales, le tout grâce à une application facile à utiliser.
Opérations à grande échelle
Les flottes à grande échelle ont des exigences plus complexes en raison du volume des transactions et des zones géographiques parcourues. Elles ont besoin d'une carte carburant pour flotte qui donne accès à un vaste réseau de stations-service dans plusieurs provinces, voire au-delà des frontières.
Imaginez la situation suivante : Vous gérez une entreprise de déménagement dont les camions assurent les déménagements résidentiels, commerciaux et spécialisés dans plusieurs centres urbains. Votre flotte traverse fréquemment les frontières provinciales et fait le plein dans différentes villes. Dans ce cas, il est essentiel de disposer d'une carte de carburant qui offre un vaste réseau de stations-service dans tout le pays, même si cela entraîne un coût mensuel ou annuel.
En outre, la gestion d'une flotte importante nécessite des capacités de reporting avancées. La carte carburant pour flotte que vous choisissez doit pouvoir fournir des rapports détaillés sur la consommation de carburant de chaque véhicule, le lieu et l'heure du ravitaillement, ainsi que toute activité inhabituelle, afin de vous donner une meilleure maîtrise de vos opérations. Cela vous permet de contrôler efficacement votre flotte, de réduire les charges administratives et de prendre des décisions éclairées pour que vos opérations se déroulent sans heurts et de manière rentable.
Entretien et service
L'entretien et la maintenance réguliers sont essentiels pour maintenir les véhicules de votre entreprise en parfait état. Si vous négligez cet aspect, vous risquez d'être confronté à des pannes inattendues et à des temps d'arrêt plus longs, ce qui pourrait nuire à la productivité et aux bénéfices de votre entreprise. Comment une carte carburant pour flotte peut-elle jouer un rôle dans ce scénario ?
De nombreuses cartes carburant pour flottes ne servent pas uniquement à acheter du carburant ; elles offrent également des paiements et des réductions pour l'entretien et la maintenance des véhicules. Cela peut aller du remplacement des pneus aux vidanges et aux contrôles réguliers.
En outre, certaines cartes carburant s'intègrent à la télématique embarquée, comme Samsara et Geotab, ce qui vous permet de combiner les données de transaction avec les informations sur les performances des véhicules pour obtenir une image complète de la santé de votre flotte et gérer la maintenance de manière proactive, en veillant à ce qu'elle soit effectuée en temps voulu.
Sécurité et alertes
En matière de gestion de flotte, la sécurité est un élément incontournable.
Tout comme vous protégez les biens matériels de votre entreprise, vous devez vous assurer que les informations relatives à la consommation de carburant et aux coûts de votre flotte sont également sécurisées.
Les cartes de carburant pour flottes doivent être dotées de dispositifs de sécurité contre les utilisations non autorisées, tels que la protection par code PIN ou l'authentification mobile.
De nombreuses cartes de carburant pour flottes proposent également des alertes et des contrôles en temps réel. Ces fonctions vous informent de toute activité inhabituelle liée à la carte, comme l'achat d'une quantité anormalement élevée de carburant ou l'utilisation de la carte en dehors des heures de travail.
Une bonne carte carburant pour flotte offre également une gestion sécurisée des données. Cela signifie que la carte protège toutes vos informations sensibles, y compris les données de transaction, les coordonnées du conducteur et d'autres informations financières, contre les menaces en ligne.
Récompenses et rabais
Qui n'aime pas les récompenses et les rabais, surtout lorsqu'ils ont un impact direct sur les résultats de l'entreprise ?
De nombreuses cartes de carburant offrent des remises en espèces en fonction de la quantité de carburant que vous achetez. Si votre entreprise consomme beaucoup de carburant, ces remises peuvent se traduire par des économies substantielles au fil du temps. Pour une entreprise de transport longue distance dont les frais de carburant constituent l'une des principales dépenses, même 3c/L peuvent représenter une somme d'argent importante chaque mois.
Les cartes de carburant peuvent également offrir des récompenses qui vont au-delà des achats de carburant, comme des réductions sur des services d'entretien ou des achats dans des magasins partenaires. Par exemple, certaines cartes peuvent offrir des réductions sur le remplacement des pneus ou des points pour chaque dollar dépensé en carburant, que vous pouvez ensuite échanger dans certains points de vente. En somme, vous n'économisez pas seulement sur le carburant, mais aussi sur d'autres coûts d'exploitation.
Certaines cartes proposent des programmes de récompenses à plusieurs niveaux. Plus le niveau est élevé, plus les récompenses sont importantes. Ainsi, une entreprise dont la flotte est importante et qui consomme beaucoup de carburant peut monter en grade plus rapidement et bénéficier de plus d'avantages.
Limites de dépenses
Une carte de flotte avec la possibilité de fixer des limites et des restrictions sur la carte vous permettra de dicter où, quand et comment vos chauffeurs peuvent utiliser la carte. Cela réduit la probabilité de dépenses non autorisées ou inutiles.
Si vous souhaitez que vos chauffeurs n'utilisent les cartes de carburant que pour ravitailler leurs véhicules, vous pouvez utiliser la fonction de limitation des dépenses de la carte de flotte pour limiter l'utilisation de la carte aux seuls achats de carburant. Cela signifie que vos chauffeurs ne pourront pas utiliser la carte pour acheter des places de parking ou faire effectuer des travaux d'entretien sur leur véhicule sans votre autorisation explicite.
En outre, certaines cartes de carburant pour flotte permettent de fixer des limites de dépenses quotidiennes ou hebdomadaires. Si votre entreprise dispose d'un budget défini pour les dépenses liées à la flotte, vous pouvez fixer des plafonds de dépenses sur les cartes pour vous assurer que vos conducteurs ne dépassent pas ce budget. Il s'agit là d'une protection financière supplémentaire pour votre entreprise.
Vous pouvez généralement personnaliser la limite de dépenses pour chaque carte. Ainsi, si certains véhicules de votre flotte consomment plus de carburant en raison de trajets plus longs ou de charges plus lourdes, vous pouvez ajuster leurs limites de dépenses en conséquence.
Interface facile à utiliser
Une bonne solution de carte carburant doit être facile à utiliser et avoir une interface utilisateur simple. Cela s'applique au processus d'utilisation de la carte et au portail en ligne ou à l'application mobile où les gestionnaires suivront les dépenses et géreront les cartes. Une carte carburant pour flotte dotée d'une interface facile à utiliser peut faire gagner beaucoup de temps et d'efforts au gestionnaire et à votre entreprise.
Du côté du conducteur, une carte facile à utiliser permet de passer moins de temps à la station-service et de réduire les dépenses de carburant. Certaines cartes nécessitent plusieurs étapes pour autoriser une transaction - saisir un code PIN, répondre à une question de sécurité, saisir les invites d'achat, attendre l'autorisation, etc. Bien que ces étapes ajoutent une couche de sécurité, elles peuvent également ralentir vos conducteurs. Une bonne carte de flotte doit vous permettre de choisir si vous souhaitez conserver les fonctions de sécurité supplémentaires ou les désactiver pour simplifier le processus de transaction.
Une interface simple et intuitive permet aux conducteurs, aux gestionnaires, aux comptables et aux propriétaires de faire ce qu'ils ont à faire sans délais inutiles.
Soutien à la clientèle
Comme pour tout autre produit, il est important de disposer d'un service clientèle réactif et utile pour les cartes de flotte.
Il peut arriver que la rapidité de l'assistance fasse toute la différence. Par exemple, si l'un de vos chauffeurs rencontre un problème avec la carte ou le terminal de paiement alors qu'il fait le plein, une assistance clientèle rapide et efficace peut l'aider à résoudre le problème rapidement afin qu'il puisse reprendre la route.
Cependant, une bonne assistance à la clientèle ne se limite pas à la gestion des problèmes. Il s'agit également de former votre équipe à l'utilisation de la carte, des logiciels et des applications qui y sont associés, afin de garantir une transition en douceur et une efficacité continue des opérations.
En outre, un support client efficace implique d'être disponible pour répondre à toute question ou résoudre tout problème. Si des transactions ne sont pas claires dans votre rapport mensuel, vous devez pouvoir facilement demander de l'aide et obtenir rapidement des réponses claires.
Évolutivité
Que vous ajoutiez de nouveaux véhicules à votre flotte ou que vous étendiez vos activités géographiquement, votre carte carburant pour flotte doit pouvoir suivre le rythme.
Prenons un exemple simple. Supposons que vous soyez un service de livraison local avec une petite flotte de dix véhicules. Vous choisissez une carte carburant pour flotte qui répond parfaitement à vos besoins actuels - elle offre une excellente couverture locale et la gestion des dépenses pour dix véhicules est un jeu d'enfant.
Mais quelques années plus tard, votre entreprise est florissante et vous disposez désormais de cinquante véhicules effectuant des livraisons sur plusieurs sites. La même carte carburant répondrait-elle encore à vos besoins ? Peut-elle gérer efficacement les chauffeurs et les dépenses de cinquante véhicules ?
Si la réponse est négative, vous risquez de vous trouver dans une situation difficile. Le passage à une nouvelle carte de carburant à ce stade peut entraîner des changements importants dans vos opérations - de la formation de vos chauffeurs à l'utilisation de la nouvelle carte à l'intégration de la nouvelle carte dans vos systèmes existants.
C'est pourquoi, lors du choix d'une carte carburant pour parc automobile, il est important de tenir compte non seulement de vos besoins actuels, mais aussi de vos objectifs futurs. Une carte carburant évolutive, capable de s'ajuster et de s'adapter à l'évolution de votre entreprise, vous évitera d'avoir à changer de carte plus tard.
Intégration avec les logiciels de comptabilité et d'entreprise
Pour de nombreuses entreprises, la gestion d'un parc automobile n'est qu'une partie de leurs activités. Elles disposent également de systèmes de comptabilité, de logiciels de gestion des employés et d'autres applications commerciales. Si votre entreprise utilise également de tels logiciels, il est essentiel de déterminer dans quelle mesure la carte carburant que vous choisissez peut s'intégrer à ces systèmes existants.
Si la carte carburant de votre flotte peut être reliée au logiciel de comptabilité utilisé par votre entreprise, tous les coûts de carburant et d'entretien peuvent être automatiquement mis à jour dans votre système de comptabilité. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de réduire les risques d'erreurs qui peuvent survenir lors de la saisie manuelle des données.
De même, si votre entreprise utilise un système de suivi GPS pour sa flotte, une carte carburant qui peut se synchroniser avec ce système peut offrir des avantages supplémentaires. Par exemple, vous pouvez facilement corréler les données relatives à la consommation de carburant avec les itinéraires et les performances des conducteurs, ce qui permet d'améliorer la gestion de la flotte.
Fillip - Meilleure carte carburant pour les flottes
Fillip est une carte de flotte unique en son genre qui fonctionne sur le réseau Visa pour offrir une couverture étendue des stations-service. Sa carte principale est numérique et fonctionne directement via l'application Android ou iOS par le biais de portefeuilles numériques comme Google Pay ou Apple Wallet pour rendre les transactions plus simples et plus sûres. Les entreprises peuvent également commander des cartes physiques moyennant des frais uniques de 10 $.
Il est facile de créer un compte chez Fillip. Contrairement à la plupart des autres fournisseurs de cartes carburant, vous pouvez obtenir un compte le jour même de votre inscription et émettre immédiatement des cartes pour vos chauffeurs.
Le système enregistre les achats de chaque conducteur avec des données de transaction de niveau 3 et vous les fournit instantanément, ainsi que des rapports personnalisables pour faciliter la tenue de la comptabilité.
Pour se prémunir contre la fraude à la carte carburant, Fillip fournit des étiquettes intelligentes que les opérateurs placent sur chaque véhicule et connectent à leur flotte dans l'application. Les conducteurs doivent toucher le tag pour autoriser une transaction, ce qui garantit que le véhicule et le conducteur se trouvent bien au point d'achat. En outre, Fillip propose des règles de dépenses personnalisables et surveille les achats pour détecter toute activité inhabituelle.
Caractéristiques principales
- Peut être utilisé dans toutes les stations qui acceptent les cartes Visa
- Remises sur diverses grandes marques de carburant
- Cartes numériques sécurisées émises instantanément
- Données en temps réel et rapports complets
- Vous aide à vous adapter sans heurts à la saisonnalité, à la rotation des effectifs et à la croissance.
