Pourquoi la visibilité rapide des transactions de carburant est essentielle pour prévenir la fraude liée au carburant dans les flottes

La fraude à la essence commence rarement par une dépense flagrante. Le plus souvent, elle commence par de petits incidents. Une carte est clonée à une pompe. Un achat est effectué en dehors des heures de travail normales. De l'essence est mise dans un véhicule personnel. Prise isolément, une transaction inhabituelle peut sembler anodine. C'est lorsque personne ne s'en aperçoit assez tôt que le véritable coût apparaît.

C'est là tout le problème lié au délai de visibilité. Si un chef d'entreprise ou un gestionnaire de flotte examine l'activité après réception des relevés, la fraude et les abus ont le temps de se propager. Au moment où quelqu'un signale le problème, l'argent a déjà disparu, l'enquête s'avère plus difficile, la perte s'aggrave et se limite rarement à une seule transaction.

Le carburant figure parmi les principaux coûts d'exploitation des entreprises disposant d'une flotte en Amérique du Nord, représentant 20 à 30 % du total de ces coûts. De plus, les exploitants de flottes indiquent que 5 à 6 % des dépenses en carburant sont liées à des vols et à des fraudes internes. Réduire le délai entre le signalement d'une fraude et la transaction permet aux entreprises de repérer plus rapidement les dépenses suspectes et de préserver leurs marges sur un marché volatil.  

Le problème du cycle de facturation

La fraude évolue plus rapidement que la plupart des cycles de facturation. Un conducteur peut faire le plein le matin, et la transaction ne sera peut-être vérifiée qu’à la fin de la semaine ou du mois. Ce délai entre l’achat et la réaction laisse le temps à l’activité suspecte de se poursuivre. Une carte piratée peut être réutilisée. Une carte partagée peut continuer à circuler. Une série d’achats discrets, mais frauduleux, peut se poursuivre sans être détectée.

Les solutions numériques de paiement de carburant, telles que Fillip, permettent aux gestionnaires de flottes d' accéder immédiatement aux données relatives aux dépenses effectuées avec les cartes carburant et de vérifier les achats au fur et à mesure qu'ils sont effectués. Ils n'ont plus besoin d'attendre que la facture arrive sur leur bureau pour signaler une anomalie. Ils peuvent examiner la transaction le jour même du paiement, contacter le conducteur, suspendre la carte ou renforcer les contrôles avant que d'autres dépenses suspectes ne se produisent.

Le contexte a son importance

Pour détecter rapidement les abus, les responsables ont besoin de connaître les détails de la transaction : quand elle a eu lieu, où elle a eu lieu, quel montant a été dépensé, quel conducteur a utilisé la carte, à quel véhicule l'achat était lié, et si cette opération correspond aux habitudes habituelles. Sans ce contexte, il est plus facile de passer à côté d'achats suspects.

La solution de gestion des frais de carburant de Fillip offre des analyses en temps réel des dépenses liées au carburant et aux véhicules, la détection des fraudes et des alertes, des reçus numériques, ainsi que la gestion des cartes carburant. Grâce à ces fonctionnalités, les gestionnaires de flottes bénéficient d'une vision plus claire de la situation actuelle, et non plus seulement de ce qui s'est passé lors du dernier cycle de facturation. Cette visibilité immédiate permet au responsable de distinguer un arrêt de routine d'un achat qui mérite d'être examiné de plus près.

L'habitude la plus courante est souvent la plus difficile à repérer

Si certaines dépenses frauduleuses peuvent être manifestement évidentes, d’autres résultent d’abus courants qui se fondent dans les activités quotidiennes de la flotte. Un conducteur fait le plein de son véhicule personnel avec la carte de l’entreprise. Quelqu’un achète des articles autres que du carburant, qui n’ont jamais été approuvés. Une transaction est effectuée en dehors de l’itinéraire habituel ou du service du conducteur, mais personne ne s’en aperçoit car le montant en question est modeste.

Ces pertes s'accumulent dans l'ombre, car la direction peut ne pas remarquer une série de petits achats non conformes à la politique avant la fin du mois. À ce moment-là, le montant total des pertes est plus important, les détails sont moins clairs et la discussion avec le conducteur s'avère encore plus difficile.

Des fonctionnalités telles que les limites personnalisées, les notifications d'activités suspectes et les contrôles des achats au niveau des produits peuvent aider les entreprises à détecter ces schémas plus rapidement et à en bloquer certains avant qu'ils ne se concrétisent.

Visibilité sur les transactions de carburant + contrôles = la combinaison gagnante

Un programme de gestion du carburant pour la flotte fonctionne mieux lorsque les limites de dépenses sont clairement définies et contrôlées ; la direction peut ainsi déterminer qui est autorisé à dépenser, ce qui peut être acheté, à quelle fréquence et à quel moment ces achats doivent être effectués. Cela peut impliquer de limiter les transactions au seul achat de carburant, de plafonner les dépenses quotidiennes, de restreindre la fréquence des achats ou de limiter l'utilisation à certaines heures de travail.

Ces contrôles sont particulièrement utiles pour les petites entreprises, car ils réduisent le nombre de vérifications manuelles nécessaires. Lorsque le programme applique déjà les règles, les responsables n'ont plus besoin d'examiner chaque transaction avec le même niveau de rigueur.

Les contrôles intelligents des dépenses permettent aux entreprises de définir les produits et la fréquence d'achat autorisés pour leur équipe, tandis que les outils destinés aux gestionnaires de flotte permettent de définir des limites personnalisables concernant qui peut dépenser quoi et à quelle fréquence. Cela renforce la prévention de la fraude et consolide la politique de l'entreprise de manière concrète.

Les données télématiques permettent un suivi en temps réel

L'un des principaux défis en matière de prévention de la fraude au carburant consiste à vérifier si le bon véhicule se trouvait bien à la pompe au moment où la carte carburant a été débitée. Si une carte carburant de flotte peut être utilisée sans lien solide avec le véhicule auquel elle est attribuée, il est plus facile de faire le plein d'un deuxième véhicule, d'un véhicule personnel ou d'un réservoir externe.

Les intégrations télématiques comparent les données relatives aux véhicules et aux transactions afin de vérifier la localisation du véhicule lors d'une transaction. Elles favorisent également l'utilisation de badges d'identification que les conducteurs doivent présenter pour autoriser le paiement, ce qui permet de s'assurer que le bon véhicule se trouve bien à la pompe. Ce type de vérification renforce la confiance des gestionnaires de flotte, car il devient plus difficile d'utiliser une carte de manière abusive lorsque la transaction doit correspondre au véhicule attribué.

Les données relatives à la consommation de carburant sont plus utiles lorsqu'elles sont mises en regard de l'utilisation du véhicule.

· L'achat a-t-il été effectué dans le véhicule ?

· La transaction a-t-elle eu lieu dans la zone d'intervention prévue du conducteur ?

· Cet achat correspond-il bien à l'actif et au déplacement ?

Lorsque les données relatives au carburant et à la télématique sont combinées, la direction peut valider les activités tant qu'elles sont suffisamment récentes pour pouvoir y donner suite. Les intégrations télématiques regroupent les dépenses de carburant, les performances des véhicules et le comportement des conducteurs dans une seule vue d'ensemble, tout en utilisant les données relatives aux véhicules et aux transactions pour vérifier la localisation au moment d'un achat.

Une visibilité immédiate des données permet une gestion plus intelligente du carburant et satisfait davantage les équipes comptables

Lorsque les responsables peuvent consulter immédiatement les achats de carburant, ils sont en mesure de prendre de meilleures décisions en matière de dépenses avant la fin du mois. Ils peuvent repérer les consommations inhabituelles, analyser les itinéraires empruntés, s'interroger sur les exceptions répétées et surveiller de plus près la trésorerie. Ils peuvent également passer moins de temps à rechercher des reçus et à mettre de l'ordre dans les registres de carburant a posteriori.

Les solutions axées sur la comptabilité permettent notamment de suivre en temps réel les dépenses liées au carburant et aux véhicules, ainsi que de numériser les reçus pour simplifier la tenue des registres. Cela satisfait les équipes administratives réduites, car elles peuvent à la fois rationaliser les processus comptables et renforcer le contrôle.

Cela permet aux responsables de détecter plus rapidement les activités suspectes, d'appliquer les règles de manière plus cohérente, de s'assurer que le bon véhicule se trouve à la pompe et de passer moins de temps à régler les problèmes une fois que le mal est fait.

Fillip s'articule autour de ce type de contrôle, avec des cartes numériques, des alertes en cas d'activité suspecte, des contrôles des dépenses, une gestion mobile, des reçus numériques et des vérifications des transactions à partir des données télématiques. Pour les flottes qui souhaitent renforcer la surveillance sans alourdir la charge administrative, Fillip permet de rendre la gestion du carburant plus sûre, plus précise et beaucoup plus facile à maîtriser.

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