La carte carburant numérique entièrement transparente de Fillip avec capture des reçus peut permettre aux comptables d'économiser beaucoup de temps et d'efforts. Le temps exact économisé peut varier en fonction de plusieurs facteurs, notamment le nombre de transactions, l'efficacité du système comptable et la complexité du processus de comptabilité. Voici quelques-unes des façons dont Fillip peut faire gagner du temps aux comptables :
- Réduction de la saisie des données : Grâce aux cartes de carburant numériques de Fillip qui capturent les images des reçus, une grande partie du travail de saisie des données est automatisée. Les comptables n'ont plus besoin de saisir manuellement les détails des reçus papier dans les systèmes de comptabilité, ce qui peut prendre du temps et être source d'erreurs.
- Rapprochement plus rapide : La transparence et la précision des reçus numériques et des rapports de Fillip rendent le processus de rapprochement plus rapide, plus numérique et plus simple. Les comptables peuvent facilement faire correspondre les transactions avec les reçus, ce qui réduit le temps consacré au rapprochement des dépenses de carburant. Les comptables peuvent facilement faire correspondre les transactions avec les reçus, ce qui réduit le temps consacré au rapprochement des dépenses de carburant.
- Audit simplifié : En cas d'audit ou d'examen financier, le fait de disposer d'images numériques des reçus peut faire gagner beaucoup de temps, car les auditeurs peuvent rapidement vérifier les dépenses sans demander de reçus physiques.
- Rapports en temps réel : Les systèmes de cartes de carburant numériques fournissent souvent des rapports et des analyses en temps réel. Cela permet aux comptables d'accéder à des informations actualisées sur les dépenses sans attendre que les reçus papier soient collectés et soumis.
- Documentation rationalisée : Les images des reçus numériques sont généralement organisées et stockées électroniquement, ce qui facilite la recherche et l'extraction de reçus spécifiques en cas de besoin. Cela permet de gagner du temps par rapport au tri et au classement manuels des reçus papier.
- Analyse des coûts : Fillip propose également une analyse des coûts et des informations, par conducteur, afin d'aider les comptables et les responsables financiers à mieux comprendre les dépenses en carburant et à identifier les possibilités de réduction des coûts.
En fonction de la taille de l'organisation et de la complexité de sa gestion des dépenses de carburant, le gain de temps peut aller de quelques heures par semaine à plusieurs jours ou plus par mois. Il en résulte un gain d'efficacité et une réduction des coûts administratifs pour l'organisation.
- Petite entreprise ou utilisateur individuel: pour une petite entreprise ou un utilisateur individuel dont les dépenses en carburant sont modérées, une carte de carburant numérique entièrement transparente avec images des reçus pourrait permettre d'économiser de 2 à 5 heures par mois. Cette estimation inclut le temps gagné sur la saisie des données, la réconciliation et la documentation.
- Entreprise de taille moyenne: Dans le cas d'une entreprise de taille moyenne qui effectue un plus grand nombre de transactions de carburant, les économies de temps peuvent être plus substantielles. Les comptables peuvent économiser de 5 à 10 heures par mois.
- Grande flotte commerciale: Pour une grande flotte commerciale avec de nombreux chauffeurs et des ravitaillements fréquents, le temps économisé par les comptables pourrait être de l'ordre de 10 à 20 heures ou plus par mois. Plus la flotte est importante, plus le gain de temps est significatif.
Certaines organisations peuvent même bénéficier d'un gain de temps encore plus substantiel, en particulier si elles avaient auparavant un processus de gestion des dépenses de carburant très manuel et chronophage. Il est temps de réduire considérablement la saisie manuelle des données, de simplifier les rapprochements et d'obtenir un accès plus rapide à des données précises sur les dépenses, ce qui réduira les processus pénibles et simplifiera les dépenses de carburant pour vous et votre entreprise.
L'une de nos flottes d'Intelcom a souffert jusqu'à deux heures par jour des dépenses de carburant. À vous de jouer.
